Buchhalter:in / HR-Fachperson (100 %)

Citec ist eine internationale Gruppe von Planungsbüros, die sich seit 30 Jahren auf Mobilität spezialisiert hat. Heute beschäftigt die Citec-Gruppe rund 150 Mitarbeitende in 12 Niederlassungen in drei Ländern (Schweiz, Frankreich und Italien).

Täglich beraten unsere Ingenieur:innene Gemeinden und Akteure der Stadtentwicklung mit ihrer Expertise, um nachhaltige Lösungen im Bereich der urbanen Mobilität zu entwickeln: Verkehrsplanung, Studien und Gutachten zu Verkehr und Parkieren, Leitung von Projekten für den öffentlichen Verkehr, Verkehrsregulation, Betrieb von Verkehrsinfrastrukturen sowie Studien zur aktiven Mobilität. Zu dieser thematischen Vielfalt kommt eine geografische Vielfalt hinzu, die sich in unseren zahlreichen internationalen Projekten zeigt.

Ihre Aufgaben

Im Rahmen der Weiterentwicklung sucht Citec eine:n Buchhalter:in bzw. eine HR-Fachperson zur Unterstützung der administrativen, buchhalterischen und finanziellen Verwaltung sowie des Personalwesens der Gruppe in der Schweiz.

Sie werden in ein teamorientiertes Umfeld eintreten und eng mit den Finanz- und HR-Teams sowie mit den verschiedenen Niederlassungen der Gruppe zusammenarbeiten.

Diese vielseitige Stelle kombiniert Aufgaben aus den Bereichen Buchhaltung und Personalwesen in einem internationalen Umfeld, das regelmässige Kommunikation auf Französisch und Deutsch erfordert.

In Absprache mit Ihrer:Ihrem Vorgesetzten sind Sie insbesondere für folgende Aufgaben zuständig:

BUCHHALTUNG UND FINANZMANAGEMENT

Allgemeine Buchhaltung

• Führung der Buchhaltung der Schweizer Gesellschaften in Crésus
• Erfassung, Prüfung und Validierung von Buchungssätzen (Einkäufe/Verkäufe, Bankimporte, sonstige Transaktionen)
• Bankabgleiche und Überwachung konzerninterner Transaktionen
• Überwachung und Belegung der Bilanz- und Ergebnispositionen

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

• Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen
• Vorbereitung und Überwachung von Zahlungen
• Überwachung von Kundenrechnungen, Zahlungseingängen und Mahnungen
• Gelegentliche Unterstützung bei der Rechnungsstellung

Steuern und gesetzliche Verpflichtungen

• Vorbereitung und Erstellung der Mehrwertsteuerabrechnungen
• Überwachung der buchhalterischen und steuerlichen Pflichten der Schweizer Gesellschaften
• Vorbereitung der für Steuererklärungen und gesetzliche Verpflichtungen erforderlichen Unterlagen in Abstimmung mit externen Partnern

Buchhaltungsprüfung und Jahresabschluss

• Erstellung von Buchhaltungsberichten und periodischen Analysen
• Vorbereitung der Revisionsunterlagen
• Mitwirkung am Jahresabschluss

Organisation und kontinuierliche Verbesserung

• Mitwirkung an der Verbesserung der Buchhaltungsprozesse und -tools
• Mitwirkung an der Harmonisierung der Praktiken innerhalb der Gruppe und am Qualitätsprozess

PERSONALWESEN UND -ADMINISTRATION

Sie wirken an der administrativen Personalverwaltung und der Betreuung der in der Schweiz tätigen Mitarbeitenden während ihrer gesamten Laufbahn innerhalb der Gruppe mit.

Rekrutierung

• Verwaltung und Aktualisierung von Stellenangeboten auf Rekrutierungsplattformen (Jobportale)
• Erfassung und Nachverfolgung von Bewerbungen im M-Files-Tool
• Erste Vorauswahl der Bewerbungen für bestimmte Stellen
• Erster Kontakt mit den Bewerbenden und Erfassung der erforderlichen Informationen
• Organisation der Vorstellungsgespräche und Koordination der Kommunikation mit den HR- und Fachansprechpartnern

Personaladministration

• Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen
• Administrative Abwicklung von Neueintritten: AHV, Beantragung von Arbeitsbewilligungen, Anlage und Aktualisierung der Personalakten in den HR-Systemen, Nachverfolgung der administrativen Formalitäten
• Begleitung der verschiedenen Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeitender (Onboarding)
• Administrative Abwicklung von Austritten: Erstellung von Arbeitszeugnissen, Weiterleitung der Unterlagen zum Vertragsende und Aktualisierung der Nachverfolgungssysteme.

Betreuung Mitarbeitende

• Administrative Verwaltung von Absenzen
• Organisation und Koordination der Jahresgespräche;
• Administrative Begleitung der Mitarbeitenden in den verschiedenen Phasen ihrer beruflichen Laufbahn.

Weiterbildung und Kompetenzentwicklung

• Administrative Verwaltung externer Schulungen: Anmeldungen, Kontaktpflege mit den Schulungsanbietenden
• Organisation und Betreuung interner Schulungen und Weiterbildungsworkshops;
• Mitwirkung an der Entwicklung und kontinuierlichen Verbesserung der HR-Praktiken und der dazugehörigen Instrumente.

HR-Entwicklung und Kommunikation

• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitgebermarke
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung der internen und externen HR-Kommunikationsprozesse und -Materialien
• Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung der Qualität der administrativen HR-Prozesse
• Mitwirkung an der Umsetzung der jährlichen HR-Ziele

GESUCHTES PROFIL

Ausbildung und Erfahrung

• Ausbildung: Studium in Buchhaltung, Betriebswirtschaft, Human Resources oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Berufserfahrung  von mindestens 2 bis 5 Jahren in einer Position, die Buchhaltung und/oder Personalwesen kombiniert; Erfahrung in einem internationalen oder unternehmensübergreifenden Umfeld ist von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Kenntnisse in Deutsch und Französisch in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Sehr gute Kenntnisse der schweizerischen allgemeinen Buchhaltung und des Obligationenrechts
• Fähigkeit, sich in einem unternehmensübergreifenden Umfeld zurechtzufinden
• Gute Kenntnisse der Personalverwaltungsprozesse und der wichtigsten Schritte des HR-Managements
• Kenntnisse im Umgang mit Buchhaltungs- und HR-Management-Tools
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Dokumentenmanagement
• Beherrschung von Buchhaltungssoftware (Crésus, Quadra oder gleichwertige Programme) und Office-Anwendungen (Excel)
• Italienischkenntnisse sind ein zusätzlicher Pluspunkt

Persönliche Eigenschaften

Ihre persönlichen Eigenschaften machen den Unterschied:

• Sorgfalt und Organisationstalent
• Vielseitigkeit und die Fähigkeit, vielfältige Aufgaben zu bewältigen
• Zuverlässigkeit und Termintreue,
• Vertraulichkeit und Diskretion
• Selbstständigkeit und effiziente Arbeitsweise
• berufliche Neugier und der Wille zur kontinuierlichen Weiterentwicklung

Diese Stelle steht auch Menschen mit einer Beeinträchtigung offen. Wir verpflichten uns, ein inklusives Arbeitsumfeld zu bieten und die Stelle an die spezifischen Bedürfnisse jeder Bewerberin und jedes Bewerbers anzupassen.